L'evoluzione della figura dell'amministratore di condominio da persona fisica a società, ha conseguenze significative anche in termini di responsabilità, posto che mentre nell’ipotesi di amministratore persona fisica a risponderne in prima persona era l’amministratore stesso, nel caso in cui l’incarico di amministratore condominiale sia conferito a una società le dinamiche diventano più complesse, perché la gestione e la rappresentanza sono affidate ad un organo sociale e ricadranno anche sull’ente giuridico eventuali responsabilità.
Le società di amministrazione condominiale sono chiamate ad affrontare le specializzazioni dell’attività superando la vecchia concezione astratta dell'amministratore condominiale individuale "tuttologo", dotandosi di procedure, strutture e collaboratori adeguatamente formati che consentano di affrontare, con maggiore sicurezza, possibili imputazioni di responsabilità giuridica civile, penale ed amministrativa.
Per affrontare questo scenario è necessario cambiare mentalità e prospettiva, andando a vagliare i rischi sottesi all’attività (c.d. risk-based approach) al fine di individuare le misure tecniche e organizzative adeguate da adottare e standardizzare per garantire la conformità delle attività aziendali alle normative vigenti, andando a escludere o mitigare i vari profili di responsabilità giuridica civile, penale ed amministrativa.
Molto spesso i profili di rischio e responsabilità per l’amministratore si rivelano trasversali e possono avere conseguenze in ambito sia civile, che penale o amministrativo.
Si pensi ad esempio alla “mala gestio” dei fondi condominiali all’interno di una società di amministrazione condominiale posta in essere da un collaboratore dell’amministratore legale rappresentante. Tale condotta comporta certamente una responsabilità civile in capo alla società amministratrice e datrice (i datori di lavoro ex art. 2049 c.c. rispondono dei danni arrecati dai loro dipendenti), ma certamente anche il rischio che sia indagato per il reato di appropriazione indebita ex art. 646 c.p. anche il legale rappresentante del condominio, oltre ai profili di responsabilità amministrativa in applicazione del D.Lgs. 231/2001, per colpa di organizzazione e mancata adozione di un adeguato assetto organizzativo e gestionale ai fini di prevenzione della commissione del reato.
In astratto, a mero titolo esemplificativo ma non esaustivo, sono rinvenibili altre aree di rischio che potrebbero comportare una concorrente responsabilità civile (verso terzi o verso i singoli condòmini), penale e amministrativa, quali:
La complessità normativa genera molteplici profili di responsabilità che non possono essere fronteggiate solamente predisponendo, ad esempio, un codice etico e disciplinare per il personale e i fornitori, oppure contratti di affidamento lavori o di appalto strutturati, perché con ciò si andrebbero ad affrontare solo alcuni dei rischi sottesi all’attività in modo “puntuale”, invece di stabilire procedure generali standardizzate che posso valere per affrontare ogni tipo di rischio, presente ma anche futuro in seguito ad adeguamenti normativi, intervenendo in prevenzione e in via strutturale.
Un codice etico, per quanto ben redatto, rappresenta solo una dichiarazione di principi; senza un sistema di controllo e di flussi informativi strutturati che ne verifichino l'applicazione concreta, rimane un documento privo di efficacia preventiva e inutile per intercettare le violazioni.
Anche un contratto perfettamente redatto che preveda tutti gli obblighi normativi (regolarità contributiva, conformità alle norme di sicurezza, ecc.) non garantisce l'effettivo rispetto di tali obblighi durante l'esecuzione. Un contratto ben strutturato può prevedere penali e risoluzioni, ma non fornisce strumenti per prevenire le violazioni. L'amministratore di condominio che stipuli un contratto di affidamento in appalto è tenuto, invece, alla verifica dell'idoneità tecnico-professionale dell'impresa appaltatrice in sede di affidamento del lavoro, ma anche il mantenimento di tali requisiti per tutta la durata dell’appalto fino al termine dei lavori.
Trattasi, quindi, di andare oltre il mero formalismo contrattuale affrontando i rischi con effettività, per prevenire, scoprire ed eliminare tempestivamente le situazioni di rischio, adottando procedure di controllo ex ante (verifiche preventive sui fornitori, audit di qualificazione, ecc.), in itinere (monitoraggio durante l'esecuzione dei lavori, sopralluoghi, ecc.), ex post (verifiche di conformità, collaudi, valutazioni di performance, ecc.).
Al fine di adottare ed implementare efficacemente un sistema strutturato di prevenzione dei rischi e della loro gestione è opportuno ricorrere all’adozione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 (di seguito, “MOG”), nel cui ambito di applicazione rientrano anche le società che operano come amministratori condominiali.
Invero, qualora nell’ambito della loro attività venga commesso anche uno soltanto dei “reati presupposto” previsti dallo stesso D.Lgs. 231/2001, tali società potrebbero incorrere in un giudizio di responsabilità anche in via amministrativa per i reati commessi nel proprio interesse o vantaggio (anche qualora si trattasse di un vantaggio esiguo, in termini di mero risparmio di spesa). Alla responsabilità amministrativa conseguirebbe altresì l’irrogazione di sanzioni pecuniarie e possibili sanzioni interdittive (in via esemplificativa, interdizione dall'esercizio dell’attività, sospensione o revoca di autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell'illecito).
Come ribadito anche dalla recente giurisprudenza, l’adozione di un MOG da parte di enti dotati di personalità giuridica (ivi incluse le società di amministrazione condominiale), è fortemente raccomandata, al fine di prevenire, escludere o limitare profili di responsabilità penale (e conseguentemente anche amministrativa e civile) legate a condotte tipiche dell’attività condominiale che, come accennato sopra, possono integrare “i reati presupposto” previsti dal D. Lgs. 231/2001.
In concreto, l’adozione di misure tecniche e organizzative interne conformi al D. Lgs. 231/2001 e la loro efficace attuazione, consentirebbe alla società di beneficiare di un esonero dalla responsabilità o, quantomeno, di una significativa riduzione delle sanzioni applicabili in caso di commissione di reati nell’esercizio dell’attività sociale di amministrazione condominiale.
L’adozione del MOG, consentirebbe, quindi, di escludere o mitigare i vari profili di responsabilità giuridica civile, penale ed amministrativa.
Gli ambiti operativi in cui le misure organizzative ai sensi del D.Lgs. 231/2001 possono intervenire per escludere o mitigare i vari profili di responsabilità giuridica civile, penale ed amministrativa saranno sicuramente relativi a:
L’Avv. Andrea Toppani, avendo svolto un Master Specialistico in Compliance, è a disposizione per valutare la predisposizione di un MOG ai sensi del D. Lgs. 231/2001.
Lo studio e l’adozione di un modello valido ed efficace dovrà formarsi necessariamente per le seguenti fasi:
Strutturalmente il MOG avrà la forma finale di un vero e proprio documento, composto fondamentalmente da:
L'adozione di un MOG, specificamente calibrato sui rischi dell'attività condominiale e sulla singola realtà rappresenta non solo un obbligo di legge per beneficiare delle esimenti, ma anche uno strumento di gestione del rischio e di tutela della reputazione aziendale. La complessità crescente della normativa di settore rende indispensabile un approccio strutturato e professionale alla compliance, con particolare attenzione ai profili di sicurezza sul lavoro, privacy e gestione finanziaria.
L’adozione del MOG può comportare indubbi vantaggi per le società di amministrazione condominiale, quali ad esempio:
Solo attraverso un approccio strutturato e professionale alla gestione del rischio sarà possibile operare in un contesto di ragionevole sicurezza giuridica, garantendo al contempo la sostenibilità economica e la crescita dell'attività imprenditoriale.
L'investimento in compliance rappresenta una scelta strategica che consente di trasformare gli obblighi normativi in vantaggi competitivi, ridurre significativamente l'esposizione ai rischi legali, migliorare l'efficienza operativa e la qualità del servizio, costruire una reputazione solida e duratura nel mercato.
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