I contratti di locazione immobiliare presentano alcune insidie ed è essenziale prevenire i principali rischi operativi di contenzioso.
L’Avv. Andrea Toppani, esperto in materia di diritto immobiliare e delle locazioni è a disposizione per fornire consulenza alle parti locatrici e utili indicazioni pratiche per gestire locazioni.
1) Prima della stipula del contratto nella fase di verifica preliminare del bene da concedere in locazione, in sede di ricerca del conduttore e al momento della consegna dell’immobile.
2) In sede di preparazione del contratto e di stesura delle relative clausole.
3) Al momento della restituzione dell’immobile alla fine della locazione e della restituzione del deposito cauzionale.
Questi sono i tre momenti in cui gestire le locazioni in modo evoluto e moderno può fare la differenza.
Andiamo ad analizzarli singolarmente.
La fase preliminare alla stipula di un contratto di locazione rappresenta un momento cruciale per prevenire future problematiche e contenziosi.
L'articolo 1575 del codice civile stabilisce che il locatore deve consegnare al conduttore la cosa locata in buono stato di manutenzione e mantenerla idonea all'uso convenuto. Questo impone una verifica accurata delle condizioni dell'immobile.
La prima categoria di verifiche riguarda la regolarità documentale dell'immobile.
È fondamentale avvalersi di tecnici competenti che verifichino la conformità urbanistica, catastale ed edilizia dell’immobile, controllando la corrispondenza tra lo stato di fatto e i titoli edilizi e quindi che non sussistano difformità che possano comportare problematiche future.
La verifica deve estendersi anche alle certificazioni di conformità degli impianti elettrico, idraulico, termico e del gas. Particolare attenzione deve essere prestata anche agli impianti di sicurezza, verificando la presenza e il funzionamento di sistemi antincendio, uscite di sicurezza e dispositivi di allarme quando richiesti dalla normativa.
Anche la presenza di barriere architettoniche e la necessità di eseguire opere di abbattimento va verificata preliminarmente (ad es. si pensi alla rampa di accesso per i disabili negli esercizi commerciali o la presenza del campanello di chiamata per la posa della rampa mobile).
L’effettuazione preventiva di tali verifiche consente di apprendere la situazione dell’immobile e eventuali criticità, così da poterle affrontare eventualmente con il conduttore in sede di trattativa precontrattuale o inserendo contrattualmente specifiche pattuizioni al riguardo.
Deve scongiurarsi che tali problematiche emergano in corso di locazione dando vita a possibili controversie che potevano prevenirsi e essere risolte anticipatamente alla locazione.
Un aspetto spesso sottovalutato ma di fondamentale importanza è la documentazione fotografica dettagliata dello stato dell'immobile prima della locazione. Questa documentazione risulta essenziale per dirimere future controversie sui danni e sui deterioramenti.
È consigliabile redigere un verbale di consegna dettagliato che descriva minuziosamente lo stato di ogni ambiente, degli impianti e degli arredi eventualmente compresi nella locazione. Il verbale deve essere sottoscritto da entrambe le parti e corredato da documentazione fotografica controfirmata dai contraenti, così da poter essere poi utilizzato come prova documentale al termine della locazione.
In genere le agenzie immobiliari eventualmente coinvolte selezionano già i potenziali conduttori, ma è buona cosa verificare che sia stata richiesta, acquisita e verificata documentazione idonea a valutare l’affidabilità del potenziale conduttore.
Ecco alcuni esempi utili:
La prima verifica da effettuare riguarda l'identità del potenziale conduttore. È necessario acquisire copia di un documento di identità valido e del codice fiscale. Per le persone giuridiche, occorre richiedere la visura camerale aggiornata, verificando i poteri di rappresentanza del soggetto che sottoscrive il contratto.
È consigliabile effettuare una verifica presso il registro delle imprese per controllare la regolarità della società e l'assenza di procedure concorsuali in corso.
Per i professionisti, è opportuno verificare l'iscrizione agli albi professionali di riferimento.
Per i conduttori stranieri, è necessario verificare la regolarità del soggiorno in Italia, richiedendo copia del permesso di soggiorno o della carta di soggiorno per i cittadini extracomunitari, e anche il codice fiscale italiano.
La verifica della solvibilità del conduttore rappresenta un aspetto cruciale per prevenire future morosità. È necessario richiedere al potenziale conduttore la consegna di documentazione che attesti la capacità economica del conduttore di far fronte agli obblighi contrattuali.
L’indisponibilità a fornire tali documenti va valutata negativamente e consiglierà di valutare altri candidati a cui concedere in locazione l’immobile.
Per i lavoratori dipendenti, occorre acquisire le ultime buste paga, il CUD o la certificazione unica, e possibilmente una dichiarazione del datore di lavoro che attesti la continuità del rapporto. Per i lavoratori autonomi e i professionisti, è necessaria l'ultima dichiarazione dei redditi e, se disponibile, il modello UNICO con i relativi allegati.
Per le società, è fondamentale acquisire gli ultimi bilanci approvati ed è consigliabile chiedere anche una situazione contabile aggiornata che evidenzi l'andamento economico più recente.
È consigliabile effettuare una verifica presso le centrali rischi per controllare l'eventuale presenza di segnalazioni negative. Questa verifica può essere effettuata direttamente dal potenziale conduttore che può richiedere il proprio report creditizio e consegnarlo al locatore.
È importante verificare anche l’autenticità dei documenti che vengono consegnati e leggere attentamente le buste paga, verificando se vi sono annotazioni di cessioni del quinto dello stipendio, pignoramenti o pagamenti diretti (assegno di mantenimento) all’ex coniuge che possono essere indicativi di un soggetto cattivo pagatore o sovraindebitato.
Un elemento di particolare importanza è rappresentato dalle referenze personali.
È opportuno richiedere una lettera di referenze o di raccomandazione del datore di lavoro o del precedente locatore, indagando anche i motivi di trasferimento. Quantomeno è essenziale avere la possibilità e l’autorizzazione a contattare telefonicamente il datore di lavoro e/o il precedente locatore.
Da ultimo, vanno interrogate le più comuni banche dati informative per conoscere la situazione patrimoniale del potenziale conduttore e la presenza di pregiudizievoli (pignoramenti, protesti, procedure concorsuali, ecc.), compresa, possibilmente, la Banca Dati Morosità Immobiliare.
La disciplina delle locazioni si caratterizza per un articolato sistema di norme imperative non derogabili dalle parti che il legislatore ha predisposto per tutelare la parte contrattualmente più debole del rapporto, generalmente identificata nel conduttore.
Inoltre, alcune tipologie di contratti a uso abitativo (i c.d. contratti concertati) non permettono di discostarsi da certi modelli contrattuali o richiedono contenuti specifici (i c.d. contratti transitori).
Quindi è sconsigliabile redigere un contratto a piacimento dei contraenti (o particolarmente favorevole al locatore), perché ciò potrebbe invalidare la clausola derogativa della disciplina legislativa, con applicazione di quest’ultima.
Tali clausole potrebbero essere affette da nullità, rilevabile d'ufficio dal giudice, imprescrittibile, insanabile, con sostituzione di diritto della clausola nulla con la disciplina legale (art. 1419, comma 2, c.c.) senza comportare la nullità dell'intero contratto.
Alcuni esempi di norme ritenute inderogabili possono essere:
Pur nei limiti dettati dall’inderogabilità della disciplina legislativa è comunque possibile intervenire inserendo nel contratto alcune clausole in grado di fornire maggiore tutela alla parte locatrice, quali:
La fideiussione bancaria o assicurativa rappresenta la forma di garanzia più sicura, ma è anche la più costosa per il conduttore.
In alternativa, può essere richiesta una fideiussione personale inserendola nel testo contrattuale (co-conduttore) o a latere, di soggetti con adeguata capacità patrimoniale. In questo caso, è necessario verificare la solvibilità anche del fideiussore, richiedendo la documentazione reddituale e patrimoniale di cui sopra.
Il deposito cauzionale, pur rappresentando una forma di garanzia limitata, costituisce comunque un elemento di tutela. È consigliabile richiedere un deposito proporzionato al canone e ai rischi specifici della locazione.
Si consiglia poi di valutare la sottoscrizione di polizze di tutela legale presenti in commercio, pagate dall’inquilino, che garantiscono a chi concede in locazione il proprio immobile copertura nel pagamento delle spese dell’avvocato di fiducia per tutte le controversie inerenti la locazione, oltre a un indennizzo per i canoni insoluti non recuperati e per i danni arrecati all’immobile.
È fondamentale inserire nel contratto clausole specifiche sulla destinazione d'uso dell'immobile che esonerino il locatore da responsabilità per difetto, diniego o revoca di autorizzazioni amministrative, anche se dipendenti dall'unità immobiliare locata, ponendo l'adeguamento dei locali alle prescrizioni per l'esercizio della specifica attività espressamente a carico del conduttore.
È opportuno inserire clausole che attestino l'accettazione dell'immobile nello stato in cui si trova.
Il conduttore che accetta espressamente la consegna dell'immobile dichiarando la propria completa soddisfazione senza rilievi od osservazioni circa lo stato di efficienza, tendenzialmente è limitato, se non impossibilitato, poi ad invocare vizi o carenze strutturali ed impiantistiche gravi.
Per le locazioni commerciali è essenziale inserire clausole che chiariscano la ripartizione degli oneri relativi alle autorizzazioni amministrative, prevedendo che l'onere di verificare l'idoneità del bene allo svolgimento dell'attività e di ottenere le necessarie autorizzazioni amministrative grava sul solo conduttore.
Se del caso possono inserirsi in contratto specifiche clausole circa le condizioni di restituzione dell'immobile, quali ad esempio l'obbligo di riconsegna pulito e imbiancato. La violazione di tali pattuizioni legittima il trattenimento del deposito cauzionale, risultando provato in via presuntiva l'inadempimento del conduttore dalla necessità di sostenere spese per pulizia e tinteggiatura documentate dal locatore.
È lecito inserire nel contratto di locazione una clausola espressa di rinuncia preventiva del conduttore a qualsiasi compenso o indennità per migliorie o addizioni, con conseguente esonero del locatore dall'obbligo di corrisponderle.
Anche la fase conclusiva del rapporto locativo rappresenta un momento di particolare delicatezza.
La corretta gestione della riconsegna dell'immobile, della restituzione della cauzione e della valutazione di eventuali migliorie e addizioni è essenziale per prevenire contenziosi e garantire una conclusione ordinata del rapporto contrattuale. Con particolare attenzione agli immobili commerciali, specialmente in caso di cessioni intermedie di azienda.
La redazione e sottoscrizione di un verbale di consegna iniziale dettagliato che descriva lo stato di ogni ambiente, degli impianti e degli arredi eventualmente compresi nella locazione, è chiaramente importante e costituisce il punto di partenza in sede di riconsegna al termine della locazione.
L'articolo 1590 del codice civile stabilisce il principio fondamentale secondo cui il conduttore deve restituire la cosa al locatore nello stato medesimo in cui l'ha ricevuta, in conformità della descrizione che ne sia stata fatta dalle parti, salvo il deterioramento o il consumo risultante dall'uso della cosa in conformità del contratto.
Il suggerimento è quello di procedimentalizzare e preparare al meglio la riconsegna.
Innanzitutto è essenziale recuperare la documentazione relativa allo stato dell'immobile al momento della consegna iniziale, comprese eventuali fotografie e il verbale di consegna originario.
È consigliabile poi effettuare una ispezione preventiva precedentemente all’effettiva riconsegna, verificando sistematicamente ogni ambiente, controllando lo stato di pavimenti, pareti, soffitti, infissi, impianti e arredi eventualmente compresi nella locazione. Ogni anomalia o danno deve essere poi documentata fotograficamente.
Successivamente va predisposto un verbale di riconsegna corredato delle fotografie e descrittivo, lasciando in bianco una parte compilativa dove annotare le dichiarazioni delle parti al momento della riconsegna delle chiavi.
Il verbale di riconsegna finale, corredato di fotografie e controfirmato dalle parti, è uno strumento probatorio essenziale per documentare lo stato dell'immobile al momento del rilascio. Altrimenti per il locatore sarà difficile fornire la prova dei danni esistenti al momento della riconsegna. Il verbale dovrà contenere una descrizione dettagliata dello stato di ogni ambiente, degli impianti, degli arredi e di ogni elemento che possa essere oggetto di valutazione. È fondamentale che sia sottoscritto da entrambe le parti.
La documentazione fotografica allegata al verbale costituisce elemento probatorio complementare di particolare importanza. La prova fotografica del prima e dopo costituisce documentazione idonea a dimostrare l'entità dei danni cagionati dal conduttore, tuttavia le fotografie prodotte devono essere contestualizzate temporalmente con allegazione al verbale di riconsegna debitamente sottoscritto.
Deve ricordarsi, infatti, che la ripartizione dell'onere probatorio in materia di danni all'immobile locato segue principi consolidati: incombe sul locatore l’onere di fornire la prova del deterioramento intervenuto tra consegna e restituzione dell'immobile, mentre sul conduttore grava l’onere di dimostrare che il deterioramento si è verificato per uso conforme al contratto o per fatto a lui non imputabile.
In caso di contestazioni da parte del conduttore sullo stato dell'immobile o sull'imputabilità dei danni, è consigliabile documentare le posizioni di entrambe le parti nel verbale di riconsegna, andando a gestire le contestazioni.
È opportuno prevedere all’interno del verbale di consegna anche un accordo relativamente alla restituzione o al trattenimento, anche parziale, del deposito cauzionale eventualmente versato.
Il deposito cauzionale rappresenta una forma di garanzia dell'adempimento delle obbligazioni contrattuali del conduttore, ma il locatore può sottrarsi alla restituzione di tale importo solo a condizione che proponga domanda giudiziale per l'attribuzione di tali somme.
L'obbligazione del locatore di restituire il deposito cauzionale sorge al termine della locazione non appena avvenuto il rilascio dell'immobile, con la conseguenza che il trattenimento della somma dopo il rilascio richiede la proposizione di domanda giudiziale per l'attribuzione della stessa a copertura di specifici danni subiti.
Pertanto, salvo il frequente caso di compensazione del deposito cauzionale con i crediti del locatore, è auspicabile pattuire in sede di verbale di riconsegna il trattenimento, anche parziale, del deposito cauzionale eventualmente versato dal conduttore.
La prevenzione delle controversie nelle locazioni passa da procedure semplici ma rigorose: verifiche documentali e tecniche, contratti calibrati e verbali fotografici certificati. Per approfondimenti operativi sul diritto immobiliare e per ricevere strumenti pratici utili alla gestione del rischio è possibile richiedere materiale informativo o una consulenza specialistica dello Studio Legale Toppani Vecchiato. Se gestisci immobili in contesti condominiali, integrare le migliori pratiche con la normativa condominiale è essenziale. Per supporto nella redazione delle clausole contrattuali o nella predisposizione del verbale di consegna, il team di professionisti dello studio è a disposizione.
